Si alguien averiguara hoy la contraseña del correo de su gerente, ¿qué podría hacer con ella? Leer conversaciones con clientes, pedir pagos a nombre de la empresa o entrar a otros sistemas. En muchas empresas de Costa Rica, lo único que separa a un extraño de esa información es una contraseña.
La verificación en dos pasos, también llamada 2FA, agrega una segunda barrera. Es una de las medidas de protección digital más prácticas para una PYME, y a continuación le explicamos cómo funciona y cómo activarla en su equipo.
¿Qué es la verificación en dos pasos?
Es pedir dos pruebas de identidad para entrar a una cuenta, en lugar de una:
- Algo que usted sabe: su contraseña.
- Algo que usted tiene: su celular o una llave física.
Es lo mismo que pasa con la tarjeta del banco: no basta con tenerla, también se necesita el PIN. También es parecido al token o la clave dinámica que usa su banco para confirmar una transferencia: un código que cambia y que solo usted tiene. Aunque alguien consiga su contraseña, no puede entrar sin ese segundo paso.
¿Por qué importa?
Las contraseñas se roban, se filtran en sitios que sufren ataques y se adivinan, sobre todo cuando se repiten. Muchas personas usan la misma clave para el correo, las redes sociales y otros servicios, así que si una se filtra, las demás quedan expuestas. Además, un correo falso bien hecho puede convencer a alguien de escribir su clave en una página que no es la real.
Con la verificación en dos pasos, una contraseña robada por sí sola ya no sirve. No elimina todos los riesgos, pero reduce de forma importante la posibilidad de que una cuenta sea vulnerada.
Tipos de segundo paso
- App autenticadora: una aplicación en el celular, como Google Authenticator o Microsoft Authenticator, genera un código que cambia cada pocos segundos, o pide aprobar el ingreso con un toque. Es una opción segura y fácil de usar, y la que recomendamos para la mayoría de los equipos.
- Llave física: un pequeño dispositivo USB o NFC que se conecta o se acerca al equipo. Es el método más fuerte y conviene para cuentas de administradores y de gerencia.
- Mensaje de texto (SMS): recibe un código por mensaje. Es mejor que no tener nada, pero es el menos fuerte: los mensajes pueden ser interceptados, y hay estafas que consisten en conseguir que la línea telefónica de una persona pase a otro chip. Úselo solo si no hay otra opción.
Cómo activarlo en Google Workspace
Los pasos exactos pueden variar un poco según la versión, pero a nivel general:
- El administrador entra a la consola de administración de Google Workspace.
- En la sección de seguridad, busca la configuración de verificación en dos pasos y permite que los usuarios la activen.
- Cada persona entra a su cuenta de Google, abre la sección de seguridad y selecciona la verificación en dos pasos.
- Elige el segundo paso (app autenticadora o llave) y confirma con un código de prueba.
- Cuando todo el equipo la tenga activa, el administrador puede hacerla obligatoria.
Cómo activarlo en Microsoft 365
- El administrador entra al centro de administración de Microsoft 365.
- En la sección de seguridad o de identidad, activa la autenticación multifactor, que es el nombre que Microsoft da a este mismo concepto.
- Cada persona, en su próximo ingreso, recibe la indicación de configurar su método: instala la app autenticadora y escanea el código QR que aparece en pantalla.
- Confirma con un código de prueba y listo.
Errores comunes que conviene evitar
- No guardar los códigos de respaldo. Al activar el 2FA, el servicio entrega códigos de un solo uso para emergencias. Guárdelos en un lugar seguro, impresos o en un administrador de contraseñas, nunca en el mismo celular.
- Cambiar de celular sin preparación. Si la app autenticadora está solo en el teléfono viejo y este se pierde, quedará fuera de la cuenta. Antes de cambiar de equipo, traslade la configuración al nuevo, o pida a su administrador que reinicie el segundo paso.
- Dejar el SMS como único método cuando se puede usar una app.
- Aprobar solicitudes que usted no inició. Si le llega un aviso de ingreso que no reconoce, rechácelo y cambie su contraseña.
Cómo implementarlo en todo el equipo
Activarlo en una sola cuenta ayuda, pero la protección real llega cuando todos lo usan. Un orden que funciona bien:
- Empiece por quienes tienen más acceso: gerencia, administración, finanzas y administradores de sistemas.
- Avise con anticipación y explique en pocas palabras por qué se hace, para que nadie lo vea como un trámite molesto.
- Haga una sesión corta de acompañamiento para instalar la app en cada celular.
- Defina qué pasa si alguien pierde el teléfono, y quién puede restablecer su acceso.
- Haga que sea obligatorio una vez que todos lo hayan configurado.
Esto es mucho más sencillo cuando la empresa cuenta con un correo empresarial administrado de forma central, porque se pueden aplicar estas reglas a todo el equipo desde un solo lugar. Si quiere conocer más ventajas, lo explicamos en nuestro artículo sobre las 6 ventajas del correo empresarial.
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En COMPASS somos el departamento de TI externo de empresas en Costa Rica desde 2008. Configuramos la verificación en dos pasos, acompañamos a su equipo en el cambio y atendemos las dudas del día a día mediante nuestro servicio de help desk, junto con la administración de su correo empresarial.
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